Положение о персональных данных работников приказ. Образец приказа об обработке персональных данных работников

Приказ о защите персональных данных необходим для того, чтобы отрегулировать на предприятии правила по работе с личными документами сотрудников.

Что относится к персональным данным

Сведениями, имеющими персональное значение, является любая информация о работнике организации, включенная в его личные документы. В частности это: дата и место рождения, адрес проживания, образование и опыт работы, состояние здоровья. К личным данным также причисляются вероисповедание, национальность, внешние особенности, финансовое и семейное положение, отношения с законом (наличие или отсутствие судимостей), а также некоторые факты из биографии.

ФАЙЛЫ

Зачем охраняются персональные данные

Защита персональных сведений – одно из важнейших условий обеспечения безопасности гражданина. Она необходима на каждом уровне его взаимодействия с социумом: при устройстве в детский сад, школу, ВУЗ, пользовании медицинскими и социальными услугами, трудоустройстве. Любое учреждение или организация, которая имеет дело с личной документацией человека, должна гарантировать ему сохранение персональной информации и невозможность ее распространения. Таким образом, достигается предотвращение неправомерного использования этих данных, а также их применение в корыстных и иных злонамеренных целях.

Как осуществляется их защита

Меры по защите персональных данных регламентируются законодательством РФ. В частности, на каждом предприятии, которое нанимает работников, а, значит, имеет дело с их личными сведениями, должен быть сотрудник, который несет за них ответственность.

В случае разглашения персональной информации именно с него и будет спрос. Если такового работника нет, то ответственность автоматически перекладывается на директора компании. Кроме того, в организации должны быть разработаны регулирующие нормативно-правовые акты, в том числе соответствующие положение и приказ.

Значение приказа о защите персональных данных работников

Роль приказа о защите персональных данных достаточно проста, но вместе с тем значима: при помощи него руководитель дает указание кому-либо из подчиненных о принятии мер по охране личной информации сотрудников. Без этого документа при возникновении утечки пострадавшие работники смогут с легкостью доказать виновность организации, вследствие чего на руководящий состав и само предприятие будут наложены административные санкции (в виде достаточно кружных штрафов, а то и чего покруче).

Формат документа

На сегодня формат приказа может быть произвольным: это обозначает, что его можно писать в свободном виде. Но если руководство предприятия разработало и утвердило свой стандарт документа, обязательный к применению, то руководствоваться, конечно, следует именно им. При этом форма приказа должна быть обозначена в нормативно-правовых бумагах компании.

Как оформить бланк

К оформлению бланка, ровно как к его формату, никаких особых условий не предъявляется. То есть документ можно делать на бланке с фирменным логотипом и реквизитами или на простом листе бумаги. Текст может быть как печатным, так и рукописным, правда в первом случае его надо распечатать (для простановки в нем нужных подписей). Приказ формируется в одном оригинальном экземпляре, но если требуются дополнительные его копии, то документ можно размножить (например, для передачи в заинтересованные структурные подразделения).

Кто должен расписаться в приказе

Свои подписи в приказе о защите персональных данных работников должны поставить несколько человек. Самый первый автограф: директора организации, поскольку именно от его лица выпускаются все распоряжения такого уровня.

Следующая подпись: работника, на которого возлагается контроль за исполнением приказа и, наконец, в нем должны расписаться сотрудники, в нем упомянутые (если только их подписи не будут собраны в отдельном акте об ознакомлении).

Печать в документе ставить в обязательном порядке не требуется, но она нужна в том случае, если условие о ее использование для визирования внутренней распорядительной документации есть в учетной политике компании.

Как производить регистрацию, вести учет и хранение документа

Приказ нужно обязательно зарегистрировать и учесть. Для этого следует воспользоваться отдельным журналом учета, в котором фиксируются сведения обо всех выпущенных в организации распоряжениях. В журнал достаточно включить номер, дату и краткую суть приказа. После этого документ нужно вложить в папку с другими подобными бумагами. В ней он должен находиться период, установленный локальными нормативно-правовыми актами предприятия или законодательными нормативами. После того, как актуальность приказа будет утрачена и он потеряет свое значение, его нужно или отправить в архив или утилизировать.

При необходимости составить приказ о защите персональных данных, который вы ранее никогда не делали, посмотрите приведенный здесь пример и ознакомьтесь с комментариями к нему. С их помощью вы наверняка без особых усилий сделаете нужное вам распоряжение.

В начале документа все шаблонно: напишите тут наименование организации, название приказа, его номер, дату и место формирования. После этого переходите к сути.
Первым делом обозначьте здесь основание, т.е. дайте ссылку на статью закона, в соответствии с которой пишете распоряжение, а также обоснуйте его, т.е. отметьте реальную причину его создания (например, необходимость внедрения правил и норм по защите персональных сведений).
Далее внесите собственно указание на защиту личной информации работников компании, а также впишите нормативно-правовые бумаги, которые это регулируют, обозначьте требование об ознакомлении с ними персонала под роспись.
Назначьте ответственное лицо.
Отдельным пунктом включите информацию о сотруднике, который будет следить за выполнением данного распоряжения (это может быть сам директор предприятия, кто-либо из его заместителей или же начальник отдела кадров, в ведении которого обычно и находится весь объем персональных данных).
В завершении не забудьте поставить в бланк все нужные подписи.

Узнайте, как разработать приказ о персональных данных. В статье представлены образцы приказов о работе с информацией конфиденциального характера.

В статье:

Скачайте документы по теме:

Как составить приказ о защите персональных данных

При поступлении на работу сотрудник предоставляет работодателю информацию, которая является конфиденциальной. Такие сведения должны быть надежно защищены. При передаче их третьим лицам работодатель должен получить письменное согласие. Защиту личных данных оформляют документально на основании действующего законодательства.

Что должно быть в приказе о защите персональных данных

Полное наименование организации.
Порядковый номер.
Цель выпуска. Например, фразу:
С целью исполнения требований, которые установлены главой 14 Трудового кодекса РФ, федеральным законом «О персональных данных» под № 152 от 27 июля 2006 года приказываю…
Содержательную часть об утверждении Положения о защите персданных, дату ввода его в действие. О назначении ответственных лиц по работе с информацией конфиденциального характера, возложении на ответственных лиц обязанности о неразглашении личных сведений о сотрудниках.

Нарушение порядка утверждения работы с информацией конфиденциального характера может привести не только к штрафам и взысканиям, но и к уголовной ответственности, когда владельцу информации нанесен серьезнейший материальный или физический ущерб. После того, как произведено утверждение приказа, порядковый номер документа проставляют в журнале по регистрации распоряжений. Сам документ хранят в кадровой службе или в бухгалтерии. Ответственные лица должны постоянно помнить о том, что данные конфиденциального характера хранят в соответствии с установленными правилами.

. Из статьи вы узнаете, какая информация относится к общедоступной, как получить разрешение от сотрудника на обработку. Каким способом уведомить Роскомнадзор, как обеспечить защиту сведений конфиденциального характера и т.д.

Приказ об обработке персональных данных: образец

Приказ о согласии на обработку персональных данных содержит:

наименование организации;
дату и порядковый номер;
цель выпуска, например фразу: «Об утверждении формы согласия на проведение обработки персданных»;
bsp; наименование закона, на основании которого выпущен приказ: «В соответствии с федеральным законом под № 152-Ф3 от 27 июля 2006 года»;
содержательную часть об утверждении формы заявления о выдаче письменного согласия на обработку персданных, форма идет приложением к распоряжению;
кому поручен контроль за исполнением приказа;
подпись руководителя или лица, временно исполняющего его обязанности.

Эксперт «Системы Кадры» расскажет, . Из статьи вы узнаете, какие виды ответственности предусмотрены за нарушение порядка получения, обработки, хранения и защиты персональных данных сотрудников, нарушение передачи.

Какой образец использовать, составляя приказ об утверждении положения о персональных данных

Порядок хранения, обработки, использования персданных сотрудников устанавливается работодатель с учетом всех требований Трудового кодекса РФ, а также иных федеральных законов (на основании ст. 87 ТК РФ). Это значит, что работодатель самостоятельно определяет порядок такой обработки, закрепляет его в локальном нормативном акте. Например, в Положении о работе с данными конфиденциального характера сотрудников.

Сотрудники при приеме на работу должны быть ознакомлены с действующим Положением под подпись (на основании части третьей ст. 68 ТК РФ).

Положение о работе с персданными относится к обязательному документу организации . Отсутствие такого документа влечет административную ответственность (на основании ст. 5.27 КоАП РФ). На это же указывают и суды (смотрите постановление ФАС Московского округа от 26 октября 2006 года под № КА-А40/10220-06).

После составления Положения его утверждают приказом. Приказ составляют в произвольной форме.

Что нужно указать в приказе

Название документа, который утверждается распоряжением.
Дату, когда положение вступает в силу.
К приказу идет приложением Положение о работе с персданными.
С приказом знакомят под подпись сотрудника, ответственного за его исполнение.

Приказ о персональных данных: утверждение Положения

Эксперт журнала «Кадровое дело» расскажет, . Из статьи вы узнаете, когда разрешение на обработку персональных данных не требуется и можно ли хранить в отделе кадров копии паспортов.

Разрабатываем Положение о персональных данных. Продумываем нюансы

Каким способом оформить приказ о назначении ответственного за персональные данные

Приказ об обработке персональных данных ответственными лицами выпускает руководитель организации. Этим распоряжением назначают ответственного по работе с информацией конфиденциального характера. Вторым распоряжением утверждают перечень сотрудников, которые будут допущены к персданным.

Ответственные сотрудники несут административную ответственность в случаях, когда третья сторона получает доступ к информации конфиденциального характера без ведома и без разрешения со стороны самого работника, который ее представил. Ознакомление с распоряжением ответственных лиц проводится под подпись. При нарушении в работе с персданными таких лиц вправе привлечь к административной или уголовной ответственности.

Что должен содержать приказ об обработке персональных данных

Под наименованием организации в скобках указывают сокращенное наименование организации, если оно изначально предусмотрено уставом (на основании пункта 5.5 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Место составления документа, прописывают по центру после строки «дата документа».
Заголовок к тексту оформляют слева – от границы левого поля (на основании пункта 5.17 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Кого включают в приказ об утверждении перечня допущенных сотрудников

Наименование организации, оно должно соответствовать наименованию юридического лица, которое закреплено в учредительных документах (в уставе или в положении).
Под наименованием организации в скобках вносят сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (на основании п. 5.5 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Место составления документа прописывают по центру после строки «дата документа».
Заголовок к тексту оформляют слева - от границы левого поля (на основании пункта 5.17 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Указывают должность и фамилию сотрудника, а также закрепленный за ним объект.

★ Эксперт журнала «Кадровое дело» расскажет о разъяснениях Роскомнадзора, .

Приказ о защите персональных данных работников (образец) содержит распоряжение руководителя, которое зафиксировано документально, об утверждении перечня документов, определяющих конкретный порядок работы с персданными сотрудников. Ответственные лица должны быть ознакомлены с таким приказом под подпись. Дополнительно оформляют распоряжение об утверждении Положения по работе с информацией конфиденциального характера и документ о назначении ответственного лица, а также перечня лиц, допущенных к работе с закрытой информацией.

Приказ о защите персональных данных работников - образец данного документа представлен в статье далее. Этот приказ устанавливает обязанность ответственных лиц по обеспечению конфиденциальности персональных сведений, а также определяет степень допуска к ним для каждого должностного лица. Также в нашей статье вы найдете краткую информацию о содержании данного документа.

Приказ о защите персональных данных

Персональные данные (далее по тексту — ПД) работника — это любая информация, которая позволяет третьим лицам идентифицировать его личность. ПД должны быть надежно защищены от несанкционированного доступа — нарушение этого правила влечет за собой наложение на физическое или юридическое лицо, работающее с ними, административного взыскания.

Для обеспечения конфиденциальности данных необходимо разработать и внедрить на предприятии многоуровневую систему защиты информации, неотъемлемой частью которой является создание организационной документации, определяющей порядок работы с такими сведениями о работниках. Приказ о защите ПД определяет ключевые моменты политики руководства предприятия в области использования конфиденциальных сведений о личности работников, а также устанавливает перечень должностей и занимающих их лиц, в полномочия которых входит сбор, хранение и обработка данных.

Образец приказа о персональных данных работников

Предлагаем вам для наглядности ознакомиться с образцом приказа о ПД работников, составленным нашими специалистами:

ООО «Компакт-М»

Екатеринбург

31.08.2017

Не знаете свои права?

Приказ № 11

о защите персональных данных работников

С целью исполнения требований, установленных гл. 14 Трудового кодекса РФ, а также федеральным законом «О персональных данных» № 152 от 27.07.2006,

ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить Положение о защите персональных данных и ввести его в действие с 01.09.2017.
Утвердить перечень лиц, имеющих право на работу с персональными данными работников, а также определить полноту предоставляемого допуска:
- генеральный директор Петрушин А. П. — доступ без ограничений;
- главный бухгалтер Ивликова Е. П. — доступ без ограничений;
- старший инспектор по кадрам Миронова О. С. — доступ без ограничений;
- бухгалтеры расчетной группы Никонова Н. З. и Полетаева В. Г. — доступ без ограничений.
Назначить лицом, ответственным за обеспечение реализации процесса сбора, обработки и хранения персональных данных работников, старшего инспектора по кадрам Миронову О. С.
Возложить на ответственное лицо обязанности по ознакомлению сотрудников, указанных в п. 2 приказа, с Положением о защите персональных данных работников, и получению от них письменного обязательства о неразглашении персональных данных сотрудников.

Генеральный директор ООО «Компакт-М» Петрушин А. П.: (подпись).

Итак, приказ о защите ПД содержит документально зафиксированное волеизъявление руководителя организации об утверждении документации, определяющей порядок работы с таким данными, и устанавливает перечень лиц, обладающих допуском к работе с ними. Все работники организации, использующие ПД в ходе своей трудовой деятельности, должны быть ознакомлены с этим приказом под подпись.

Ввести положение в действие можно поставив гриф утверждения , либо издав распорядительный документ о его утверждении.

В первом случае отслеживание актуальной версии положения усложняется, а внесение любых изменений требует нового утверждения (подробнее о приказе о внесении изменений читайте ).
Второй вариант – – позволяет избежать указанных трудностей, кроме того, этот вариант позволяет оговорить различные дополнительные условия в тексте распорядительного документа.

Структура

Приказ должен содержать:

требуемые реквизиты;
связный текст;
подпись уполномоченного лица;
печать;
при необходимости визы согласования;
приложения к приказу.

Оформление

Приказ изготавливается на специальном бланке – листе бумаги размера А4 (210 x 297 мм) с полями не менее чем 20 мм (левое, правое и верхнее) и 10 мм (правое). Для бланков можно использовать светлую или белую бумагу. ГОСТ не предусматривает специальных требований к оформлению текста приказа (размер и цвет шрифта и т.д.), они могут быть прописаны во внутренних актах организации (например, в инструкции по делопроизводству).

Пошаговая инструкция по составлению

«Шапка» и введение

В середине верхней части бланка должна быть помещена следующая информация:

товарный знак или (и) эмблема (при наличии);
полное или кратное наименование организации;
место издания или составления документа (этот реквизит необходим, если определить место по иным данным затруднительно или невозможно. Например, если название организации «ЗАО «Тендер» города Омск», то эта часть в бланке может отсутствовать).

В середине следующей строки ставят название вида документа: «ПРИКАЗ».

Строкой ниже слева надо поместить дату подписания документа арабскими цифрами (день месяца, месяц, год).

Справа – регистрационный (порядковый) номер.

Справка. Распорядительным документам по основной деятельности регистрационные номера присваиваются в порядке их поступления в течение календарного года. Как правило, дополнительные буквенные индексы не добавляются к номеру.

Связный текст приказа обычно содержит две части. Для составления первой части (преамбулы) необходимо прописать, какие условия вызвали необходимость составления приказа, указать цели составления документа. Преамбула может быть сформулирована так: «В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» .

Части

После преамбулы на отдельной строке надо расположить слово «ПРИКАЗЫВАЮ», а за ним с новой строки изложить вторую – основную – часть, которая должна содержать пункты об утверждении локального акта и времени введения его в действие: «1. Утвердить Положение о защите персональных данных работников ООО «ЗАПАС» (Приложение 1). 2. Ввести в действие Положение о защите персональных данных работников МУ «ЦБ ПРАВ» с 04.11.2017 года».

В основную часть можно внести дополнительные условия , необходимые для проведения политики по защите персональных данных, дать конкретные поручения. Вот некоторые примеры:

«Утвердить перечень должностей, допускаемых к работе с персональными данными работников».
«Назначить лицом, ответственным за получение, обработку и хранение персональных данных сотрудников, Сидорова О.П, инженера-программиста».
«Утвердить форму заявления о согласии работника на обработку персональных данных (Приложение № N)».

Подробнее о нюансах оформления приказа о назначении ответственного за обработку и другие действия с персональными данными рассказано в , а более детально об оформлении приказа об установлении списка лиц, имеющих доступ к данным узнайте .

Также необходимо предусмотреть обязательное ознакомление с введенным в действие документом работников организации. Возможные формулировки:

«Начальнику юридической службы Ивановой О.С. ознакомить с настоящим приказом под роспись лиц, работающих с персональными данными».
«Руководителям структурных подразделений ознакомить работников вверенных подразделений с настоящим приказом».

Последним пунктом следует назначить ответственного за исполнение приказа лица. Это может быть как руководитель, так и другой сотрудник. Возможные варианты:

«Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой».
«Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора Критского Ю.Г.».

Подписи, печати

Чтобы завершить процесс надо в строке слева поставить наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись в середине строки и расшифровку подписи (инициалы и фамилия) в той же строке справа. Документ требуется заверить печатью организации.

На бланке документа могут стоять визы согласования, если внутренним делопроизводством предусмотрены соответствующие процедуры. Визы состоят из указания должности визирующего, его подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты.

Внимание! Если приказ оформляется на бланке документа организации, то надо прописать сокращенное наименование должности, например, «директор», а не «директор МОУ «СОШ № 33» г. Кострома».

Так, если в учреждении есть юридическая служба, то документ согласовывается с юристом. Также приказ можно согласовать с заместителем руководителя, курирующим вопросы политики безопасности персональных данных.

Приказ должен быть издан до даты введения в действие положения , утверждаемого руководителем.

Срок хранения

Рассмотренная процедура утверждения локального акта относится к вопросам основной деятельности организации, поэтому, согласно Перечню типовых архивных документов, утвержденному приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г № 558 , рассматриваемый в статье документ должен храниться постоянно.

Заключение

Правильно и в срок оформленный приказ поможет организации соответствовать требованиям законодательства в области защиты персональных данных.

25 июня 2012 г. г. Москва

Приказ N 203 об утверждении Положения о персональных данных работников ООО "САТУРН"

Во исполнение гл. 14 ТК РФ, Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", других действующих нормативно-правовых актов, а также в целях приведения локальных нормативных актов ООО "САТУРН" в соответствие с действующим законодательством РФ

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Ввести в действие с 26.06.2012 Положение о персональных данных работников ООО "САТУРН" (далее - Положение).

2. Менеджеру по персоналу Кукиной Л.А. до 29.06.2012 довести Положение до сведения всех сотрудников организации под роспись.

3. До 27.06.2012 запросить с работников, осуществляющих обработку персональных данных, перечисленных в Положении, обязательство о неразглашении персональных данных работников ООО "САТУРН" (по форме Приложения N 1 к Положению).

4. Местом хранения Положения определить кабинет отдела кадров организации.

5. Контроль исполнения данного приказа оставляю за заместителем генерального директора - директором по персоналу Максимовой Н.В.

Генеральный директор Королев /В.В. Королев/ С приказом ознакомлены: Менеджер по работе с персоналом Кукина /Л.А. Кукина/ Директор по персоналу Максимова /Н.В. Максимова/