Перейти на электронный документооборот с контрагентами. Перейти на электронный документооборот

После принятия в 2011-2012 гг. ряда ключевых документов, регулирующих сферу электронного документооборота (в частности Федерального закона «Об электронной подписи» N 63-ФЗ от 06.04.2011, Приказа Минфина РФ N 50н от 25.04.2011 , утвердившего регламент обмена счетов-фактур, Приказа ФНС от 05.03.2012г. N ММВ-7-6/138@ , утвердившего формат электронного счета-фактуры), стал возможен не только между организациями и контролирующими органами (так называемая «Электронная отчетность » ), но и полноценный обмен электронными первичными документами, а также счетами-фактурами и договорами между любыми организациями («Электронный документооборот» ).

Одними из первых эмитентов таких документов стали крупные организации с тысячами плательщиков. Вы уже сейчас можете получать электронные акты и счета-фактуры от ресурсоснабжающих корпораций ОАО «Мосводоканал», ОАО «Мосэнергосбыт», ООО «Наша сеть» (А-Тел), и др. Также есть возможность обмениваться с любым другим контрагентом, независимо от его масштабов и удаленности от вас.

Технически обмен документам осуществляется через онлайн-портал СБИС Электронная отчетность и документооборот , реализованный специализированным оператором связи Компанией «Тензор».

Зачем нужен оператор электронного документооборота, почему нельзя передавать электронные документы по электронной почте?

В соответствии с Приказом Минфина РФ от 25.04.2011г. N 50Н, электронные счета-фактуры обязательно должны идти через оператора электронного документооборота .

Оператор электронного документооборота является третьим, незаинтересованным лицом и всегда сможет подтвердить факт выставления того или иного документа, составить акт технической экспертизы о том, проходил ли документ через оператора. Это бывает очень важно в спорных ситуациях.

Оператор также обеспечивает привлечение ваших контрагентов и осуществляет техническую поддержку, если это необходимо.

Как обеспечивается юридическая значимость электронных документов?

Для большинства документов необходимым и достаточным условием является то, что эти документы будут подписаны квалифицированной электронной цифровой подписью. Подписи, которые выдает Удостоверяющий Центр «Компании "Тензор"» являются квалифицированными. для подписания документов допустимо использование ЭЦП, выпущенных любыми УЦ, включенных в сеть доверия Удостоверяющих Центров ФНС. Электронные подписи для электронных торгов также могут использоваться, но при условии, что в сертификате содержится достаточная информация о компании, на которую выдана подпись, в частности, ИНН.

Преимущества системы электронного документооборота СБИС-онлайн:

1. Вы можете отправлять документы любой организации, зарегистрированной на территории РФ, даже если она не является пользователем СБиС . В этом случае менеджер компании Тензор свяжется с представителем этой организации и вышлет на его электронный адрес письмо с приглашением на регистрацию в системе. Сразу после регистрации контрагент получит отправленные вами документы.
   Также вы можете отправить подобное приглашение самостоятельно по электронной почте.
2. Не требуется установка специализированного программного обеспечения и технических средств ни у Вас, ни у Вашего контрагента. Достаточно актуальной версии любого браузера с поддержкой Java (Internet Explorer, Opera, Mozilla, Google Chrome и др.) и доступа в интернет. Простота настройки.
3. Для подготовки, отправки, получения и утверждения документов не требуется учетная программа (1С и др.)
4. Если вы изначально готовите документы в учетной программе (1С и др.), можно настроить интеграцию Вашей учетной программы с системой СБИС-Онлайн .
5. Документы, не имеющие типовой формы (например, договоры), Вы можете отправлять в любом удобном формате (doc, pdf, jpeg и др.)
6. Ваш контрагент также может бесплатно получить цифровую подпись (ЭЦП) в течение срока действия акции.

Чтобы зарегистрироваться в системе электронного документооборота СБИС-Онлайн , а также, если необходимо, получить цифровую подпись для документооборота, оставьте заявку.

Скачать буклет (1MB)

Электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью (КЭП), обладают юридической силой, выступают полными аналогами бумажных документов.

Электронный документооборот регламентирован Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи", Федеральным законом от 06.12.2011 "О бухгалтерском учете", Приказом Минфина РФ от 25.04.2011 N 50н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи».

Переход на электронный документооборот позволяет:

С декабря 2014 года ММК перешел на электронный обмен документами с более чем 50 контрагентами.

Обмен осуществляется как формализованными, в соответствии с приказами ФНС России, документами: Счет-фактура, ТОРГ-12, Акт выполненных работ (оказанных услуг); так и документами в формате excel, word, pdf, подтверждающими передачу товаров, выполнение работ, оказание услуг.

Подготовительный этап включает следующие шаги:

1. Выбор оператора ЭДО. Список опубликован на сайте http://www.nalog.ru/opendata/7707329152-reestropereldoc/.
2. Если в качестве оператора будет выступать не СКБ-Контур, то проверка наличия роуминга https://kontur.ru/diadoc/roaming.
3. Обращение в Сервисный центр ООО «ММК-Информсервис» для организации тестового обмена документами.
4. Юридическое оформление перехода на обмен документами в электронном виде путем подписания соответствующего Соглашения.

В среднем, организация процесса обмена электронными документами, включая подписание Соглашения занимает от 2 недель до 1 месяца.

Настройка роуминга для пользователей 1С-ЭДО

Если пользователь сервиса 1С-ЭДО и его контрагент подключены к ЭДО через одного из операторов ЭДО СФ, входящих в 1С-ЭДО (список можно посмотреть здесь), то роуминг настраивать не нужно, он работает автоматически. Достаточно следовать инструкции по настройке соглашения об обмене электронными документами с контрагентами.

Если пользователь сервиса 1С-ЭДО подключен через оператора ЭДО СФ Калуга Астрал, а его контрагент подключен через оператора ЭДО Такском, то подавать заявление на настройку роуминга также не следует.

Нужно ли переходить на электронный документооборот - опыт «Яндекс.Денег»

Настройка электронного документооборота с таким контрагентом производится по инструкции .

Актуальная информация по статусу роуминга через Оператора ЭДО СФ Калуга Астрал с другими операторами находитсяздесь.

На сегодняшний день пользователи сервиса 1С-ЭДО, которые выбрали при подключении к ЭДО оператора Калуга Астрал, могут настроить роуминг по заявлению с двумя операторами, не входящими в перечень операторов сервиса 1С-ЭДО:

СКБ Контур

АО НИИАС*

* АО НИИАС — специализированный оператор ОАО "РЖД". Внимание! Электронный документооборот с этим оператором ограничивается Универсальным передаточным документом (функция СЧФ) и Универсальным корректировочным документом (функция КСЧФ).

Если пользователь сервиса 1С-ЭДО подключен через оператора ЭДО СФ Калуга Астрал, а его контрагент подключен через одного из роуминговых операторов, указанных выше, то необходимо следовать инструкции:

1. Отправить на адрес электронной почты линии консультации по ЭДО фирмы 1С: [email protected] письмо с темой «Заявка на роуминг Наименование организации ИНН КПП ».

Пример темы письма : «Заявка на роуминг ООО "Ромашка", ИНН 1234567890, КПП 123401001»

К письму должны быть приложены заполненное Заявление на настройку роуминга в редактируемом формате (файл DOC), а также скан этого заявления с подписью руководителя или у иного уполномоченного лица, печатью организации-абонента и датой подписания.

Шаблон "Заявления на настройку роуминга"

В заявлении должна быть заполнена информация:

• об абоненте 1С-ЭДО (Наименование организации, ИНН/КПП, Идентификатор участника ЭДО);
• об одном или нескольких контрагентах, являющихся абонентами другого Оператора ЭДО СФ (Наименование организации контрагента, ИНН/КПП, наименование Оператора ЭДО СФ контрагента).

Идентификатор контрагента в заявке на роуминг является не обязательным. Но его наличие позволит обработать заявку быстрее.

Обращаем Ваше внимание, что в одном заявлении могут быть перечислены контрагенты только одного Оператора ЭДО. Если контрагенты, с которыми Вы хотите настроить роуминг, подключены к разным Операторам ЭДО (т.е. одни — к СКБ Контуру, другие — к АО НИИАС), то необходимо оформлять два отдельных заявления на роуминг.

2. После получения заявки на организацию роумингового обмена Оператор ЭДО СФ передает информацию об инициаторе и его контрагенте второму Оператору ЭДО СФ.

Если организация, от лица которой составляется "Заявление на настройку роуминга", одновременно зарегистрирована и как абонент оператора Калуга-Астрал, и как абонент оператора контрагента (СКБ Контур или АО НИИАС), необходимо дополнительно направить "Письмо о выборе оператора":

Шаблон "Письма о выборе оператора"

Образец заполнения "Письма о выборе оператора"

3. Второй Оператор ЭДО СФ в соответствии с Приказом Минфина №174н выявляет согласие у своего абонента на организацию роумингового обмена с абонентом первого Оператора ЭДО СФ.

4. После получения согласия от второго участника планируемого обмена оба Оператора ЭДО СФ проводят настройку роумингового обмена и сообщают своим абонентам о реализации роумингового обмена письмом с темой: «Настройки произведены».

После получения положительного ответа по настройке от Оператора ЭДО СФ пользователю программы 1С, подключенному к 1С-ЭДО или к 1С-Такском, для начала работы с ЭДО в роуминге необходимо войти в меню «Настройки ЭДО» своей программы (Рис. 1 или Рис. 3) и нажать кнопку «Обновить статусы» (Рис. 2 или Рис. 4). Статус настройки по ЭДО с контрагентом должен измениться на "Присоединен".

Рис.1 "Настройки ЭДО в 1С:Бухгалтерии8 ред. 3.0"

Внимание!

Для настройки роуминга Вам не требуется отправлять приглашения самостоятельно. Все необходимые действия выполняются на уровне операторов ЭДО в рамках заявки.
Если поступило уведомление о выполнении настройки роуминга, но настройка ЭДО не сформировалась в «1С», необходимо:
· Проверить соответствие реквизитов контрагента, с которыми была подтверждена настройка роуминга и реквизитов, с которыми контрагент записан в справочнике «Контрагенты». В первую очередь обратите внимание на КПП;
· Убедиться, что в справочнике «Настройки ЭДО» нет действующей настройки с данным контрагентом.

Рис.2 "Обновление статуса настройки ЭДО в 1С:Бухгалтерии8 ред. 3.0"

Рис.3 "Настройки ЭДО в 1С:Бухгалтерии8 ред. 2.0"

Рис.4 "Обновление статуса настройки ЭДО в 1С:Бухгалтерии8 ред. 3.0"

После выполнения данных действий можно переходить к работе (отправке или получению электронных документов) с контрагентом http://its.1c.ru/edo.

У Вас остались вопросы? Обращайтесь в техподдержку ЭДО в программах 1С:

— через 1С-Коннект, сервис "1С-ЭДО: Поддержка клиентов";

— единый бесплатный федеральный номер 8-800-333-93-13;

— электронная почта [email protected].

Электронный документооборот с контрагентами

"При печатании книги в нее всегда вкрадывается несколько ошибок, которые никто не заметит."
Закон публикации

Электронный документооборот с контрагентами

Совершенствование Российского законодательства и развитие автоматизированных средств для работы с электронными документами делает задачу перехода на безбумажный (электронный) документооборот между организациями вполне реальной.

В рамках использования системы документооборота ESCOM.BPM вы можете не только обмениваться с контрагентами итоговыми документами, но и проводить электронное согласование версий заключаемых контрактов и соглашений.

Как работает электронный документооборот с контрагентами

Для использования электронного документооборота с контрагентами Вам будет необходимо заключить с каждым из них "Соглашение об обмене электронными документами".

Сервер электронного документооборота

Электронные документы, которыми Вы хотите обмениваться с контрагентами должны быть помещены в хранилище документов сервера системы документа. Такой сервер может быть размещён на оборудовании клиента или можно использовать "облачное" хранилище документов. Доступ к серверу системы документооборота извне осуществляется через специальное клиентское приложение, которое устанавливается на рабочих станциях пользователей, в том числе и на нескольких рабочих станциях сотрудников каждого вашего контрагента. Взаимодействие клиентских компьютеров с сервером приложения системы электронного документооборота осуществляется по протоколу http с шифрованием по стандарту SSL 128. Доступ к документам возможен только через интерфейс системы электронного документооборота только после прохождения процедуры аутентификации.

Использование сертификатов ЭЦП при обмене электронными документами

Подключение к серверу документооборота возможно только с компьютеров имеющих соответствующие сертификаты. При подключении к серверу документооборота происходит аутентификация пользователя, которая выполняется с использованием персонального цифрового сертификата (ЭЦП). Такой сертификат выдаётся каждому пользователю, работающему с системой электронного документооборота. Сертификат записывается на электронный носитель типа Token и дополнительно защищается ПИН кодом. После подключения пользователь входит в свой персональный кабинет и получает доступ только к своим документам . Работа пользователя с документами протоколируется.
Инициатором процесса обмена электронными документами может быть как менеджер вашей организации, так и сотрудник контрагента, ответственный за ведение электронного документооборота. Перед тем как отправить в системе документооборота электронный документ своему контрагенту, документ необходимо подписать ЭЦП. Выполняется эта операция с помощью программы Криптопро. Подписанный документ отправляется в системе документооборота получателю — контрагенту. Сотрудник контрагента, ответственный за обмен электронными документами получит электронное уведомление о поступлении нового документа. Если он принимает документ, то он подписывает документ своей ЭЦП. Если ему необходимо внести в документ правки, то в системе документооборота сотрудник контрагента создаёт новую версию документа и после завершения редактирования подписывает эту версию своим сертификатом ЭЦП. Затем он возвращает этот документ в системе документооборота вашему сотруднику (о получении новой версии документа система уведомит его с помощью уведомления). Тот в свою очередь изучает полученную версию документа, и если необходимо, то отправляет её на внутреннее электронное согласование. Если замечаний к новой версии нет, то документ подписывается ЭЦП. Документ подписанный с двух сторон ЭЦП считается итоговым. Если же к документу есть замечания, то вновь создаётся новая версия, подписывается ЭЦП и отправляется контрагенту для подписания. Все версии документа сохраняются и доступны для просмотра. Итоговому документу присваивается статус "Действующий" и такой документ не может быть изменён ни одной из сторон.

Как перейти на электронный документооборот

Если договор расторгается, то ему присваивается статус "Аннулирован".
В программе ESCOM.BPM можно обмениваться электронными версиями договоров, дополнительных соглашений и приложений, а так же другими электронными документами.

Как купить решение "Электронный документооборот с контрагентами"

Для автоматизации обмена электронными документами с контрагентами Вам необходимо приобрести одну серверную лицензию редакции "Стандартная-ПРОФ" и нужно число клиентских лицензий для этой редакции. Количество клиентских лицензий зависит от числа одновременно работающих с программой пользователей.

Вам так же потребуются сертификаты ЭЦП на ключах Token, выданные Удостоверяющим центром и лицензии на программу криптопровайдера (Криптопро CSP). Программу криптопровайдера нужно устанавливать только тем пользователям, которые будут подписывать электронные документы ЭЦП.
Для расчёта итоговой стоимости необходимого программного обеспечения напишите нам. Наш электронный адрес [email protected]

Возврат к списку

ЭДО операторы и сервисы обмена электронными документами

Система электронного документооборота Диадок позволяет компаниям осуществлять юридически значимый ЭДО по РФ и обмениваться между собой любыми документами через Интернет. Для подписания документов в Диадоке используется квалифицированная электронная подпись, как в электронной отчетности. КЭП обеспечивает юридическую значимость без заключения дополнительных соглашений между контрагентами.

Сервис юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭДО) между контрагентами (хозяйствующими субъектами). ЮЗЭДО обеспечивает обмен счетами-фактурами и товарными накладными в электронном виде, а также любыми другими типами документов.

Международный провайдер EDI-решения по оптимизации бизнес-процессов: внутренний и внешний электронный документооборот, обмен юридически значимыми электронными документами (электронными счетами-фактурами, товарными накладными и т. д.), электронная подпись и многое другое.

Решение фирмы 1С, которое обеспечивает обмен юридически значимыми документами, электронными счетами-фактурами и другими электронными документами прямо из 1С:Предприятия, без использования других программ через одного из операторов электронного документооборота (ЭДО), поддерживающих технологию "1С-ЭДО".

Сервис обмена электронными документами. Он за считанные секунды доставит вашим контрагентам любые документы, включая накладные, счета-фактуры и договоры. Вы не будете зависеть от почты и курьерских служб, забудете о задержках и ошибках, сможете быстро готовить документы для отправки в контролирующие органы.

Сервис позволяет организовать обмен электронными счетами-фактурами и другими первичными документами через Интернет со своими клиентами, поставщиками, партнёрами, подразделениями.

Провайдер электронного обмена юридически значимыми электронными документами между компаниями

ИнфоТеКС

Российский оператор юридически значимого электронного документооборота, сдачи электронной отчетности и аккредитованный удостоверяющий центр.

Электронный экспресс

Сервис для подготовки и передачи электронной отчетности.

Электронный документооборот с контрагентами: плюсы и как перейти

Квалифицированная электронная подпись для работы на государственных и корпоративных порталах. Электронная подпись для участия в торгах на государственных и коммерческих площадках.

Система межкорпоративного обмена юридически значимыми документами. Позволяет осуществлять обмен финансово-экономическими документами непосредственно из пользовательского интерфейса ERP-системы в полном соответствии с действующим законодательством Российской федерации.

СИСЛИНК предоставляет своим клиентам услуги по: обеспечению юридически значимого документа оборота (DOCLINK), контролю дистрибуции (DTS), проведению электронных торгов (ЭТП) и автоматизации мобильной торговли (SFA), для любого направления бизнеса.

Транскрипт

Система для обмена электронными документами через интернет с контрагентами и партнерами. Через Транскрипт передают формализованные и неформализованные документы. Работает роуминг с другими операторами ЭДО. Для интеграции предусмотрены API и модуль для работы в 1С.

ЭДО с контрагентами

ЧТО ТАКОЕ ЭДО с контрагентами

Платформа LeraData позволяет Вам обмениваться EDI и ЮЗД документами со своими партнёрами по бизнесу.
Для того, что бы начать электронный документооборот необходимо сделать всего один шаг!
Вам необходимо "пригласить" Вашего партнера в личном кабинете к обмену электронными документами, выбрав соответствующий пункт меню.

ЗАЧЕМ МНЕ ЭТО НАДО?

При подключении данного сервиса эффективность во взаимодействии с Вашими партнёрами возрастает в геометрической прогрессии:

01. Валидность информации - всегда достоверная информация, подкорректировать и изменить в одностороннем порядке документ уже невозможно.

Подключайтесь к электронному документообороту с контрагентами

02. 100% доставка документа до адресата. Отсутствие аргументов срыва поставки по причине «человеческого фактора». Никто из участников не сошлется уже на то, что не получал письмо или что письмо попало в «спам» и получатель этого не заметил!
03. Интеграция. Автоматизация бизнес-процессов. Сокращение временных затрат (до 80%) и исключение «ошибок ввода» путем автоматического внесения данных в учетную систему партнеров в случае использования интеграционного модуля.
04. Отсутствие ошибок. При отправке документ автоматически проверяется на валидность содержащийся в нём информации.
05. Существенное сокращение расходов на содержание офиса до 80 — 90% (обслуживание орг.техники, картриджи, бумага).

06. Отсутствие необходимости содержание архива документов, в том числе аренда помещения под архив, обслуживающий персонал, пожарная безопасность. На платформе архив документов доступен 24/7.
07. Моментальный поиск любых архивных и текущих документов.
08. Моментальная доставка закрывающих Юридически Значимых Документов (ЮЗД – Сч/Фактура, Торг12, Акт выполненных работ) до партнера. Как следствие — отсутствие посредников при доставке бумажных документов в виде служб экспресс-доставки, почты России и т.д., как следствие обнуление проблем с потерей, недоставкой либо поздней доставкой вне разумных сроков (особенно в бухгалтерские отчетные периоды) ЮЗД.
09. Моментальный обмен актуальными прайс-листами
10. Доступ через web-платформу из любого места в любое время.
11. Полный контроль над цепочкой от «заказа» до «поставки», как на web-интерфейсе, так и сразу в учетной системе, в случае реализации интеграционного решения.

Как следствие – упрощение взаимодействия между партнерами, значимое повышение скорости ведения бизнес-процессов, увеличение рентабельности предприятия!

Данная услуга предоставляется в рамках электронного документооборота между бизнес-партнёрами, кроме варианта обмена электронными документами с Торговыми Сетями, Распределительными Центрами и т.д.
Подробности можно узнать у наших менеджеров по телефону 8 800 555 96 26 (бесплатный по России) или по электронной почте: [email protected]

Что нужно сделать компании, которая решила перейти на электронный документооборот. Каков алгоритм действий, с чего начать?

Первое, что нужно сделать - подумать, какие результаты компания хочет получить от . Сейчас существуют два направления работы. Это документооборот B2G, то есть между предприятиями и госорганами. И B2B, то есть обмен бумагами между предприятиями. Что касается B2G - тут речь идет о подключении к к необходимым госорганам для данного предприятия, в зависимости от специфики его деятельности. У нас все компании отчитываются перед налоговой инспекцией, .

Дальше все зависит от сферы деятельности - например, одна компания ведет торговлю алкогольной продукцией, другая, во время производства так или иначе оказывает воздействие на окружающую среду, третья фирма, занимающаяся страховыми услугами, рынком ценных бумаг и так далее. Надо смотреть, какие еще органы власти требуют отчетность. После того, как определен перечень ведомств, куда мы собираемся отчитываться, нужно смотреть на то, какие предложения может сделать оператор электронного документооборота. В зависимости от этого фирма выбирает соответствующий тарифный план. Далее заключается договор, оформляется необходимое количество электронных подписей, устанавливается необходимое программное обеспечение, проводятся семинары, обучающие работе с данным ПО. На этом собственно все - документооборот с госорганами имеет место быть.

- Расскажите подробнее про B2B?

Это, как я уже сказал, второй тип обмена цифровыми документами. Его организовывают между хозяйствующими субъектами. Здесь все зависит от конкретного предприятия. Какого-то общего рецепта начала пересылки документов тут не существует. Есть ситуации, когда предприятие банально обязано перейти на электронный документооборот со своими контрагентами просто для того, чтобы выжить.

В связи с вступлением в силу новой нормы с 1 января 2014 года всем без исключения пользователям ЭЦП необходимо будет обратиться в удостоверяющий центр для замены сертификатов ключей. Пока все виртуальные бумаги, подписанные действующим сертификатом, признаются документами, заверенными квалифицированной электронной подписью.

Например: одна из крупных торговых сетей не так давно начала работать со своими поставщиками, обмениваясь исключительно цифровыми бумагами. Таким образом, фермеру, чтобы поставить свою продукцию в эту сеть, необходимо переходить на электронный документооборот.

Преимущества ЭДО

А есть ли какая-то выгода от перехода на ЭДО для предприятий малого и среднего бизнеса? Создается впечатление, что пока реальную пользу «цифра» может принести только крупным организациям.

Для малого и среднего бизнеса переход на ЭДО сейчас сверхзадачей не является. Но присмотреться к нему, «пощупать», можно. Скорость документооборота - вот это будет преимущество. Но использование ЭДО - это не только взаимоотношения с контрагентами. Это и отношения с госорганами, и тут бизнесмены будут вынуждены переходить, вариантов нет.

Еще один очень важный момент, который должны помнить предприятия малого и среднего бизнеса - использование электронной подписи на торговых площадках, это способ для расширения бизнеса. С 2014-2015 годов 15 процентов госзаказа должно будет размещаться среди субъектов малого и среднего бизнеса. Сейчас происходит серьезная работа по привлечению этих компаний к выполнению госзаказа. И это реальный шанс расширить свое дело. Кто откажется получить контракт на 100-200 тыс. рублей с гарантированной оплатой?

Для малых компаний предусмотрены какие-то льготы при оплате услуг электронного документаоборота? Ведь многие организации не переходят на ЭДО еще из-за страха высоких тарифов.

Я сегодня на семинаре приводил пример: 995 рублей - полный комплекс услуг по документообороту с госорганами. Если посчитать стоимость проезда по Москве на общественном транспорте несколько раз в год в инстанции, куда нужно сдавать документы, да еще и в оба конца, то сумма расходов получится весьма близкая к стоимости, которую я озвучил.

Если бухгалтер не «дружит» с компьютером, возможно ли совершить ошибку? Вообще, насколько сложно работать с такими программами?

Существуют элементы форматного и логического контроля. Если нет злонамеренности при формировании документа, то промахнуться практически невозможно. Ну а если что-то делается специально или пользователь невнимателен - ни одна программа не застрахована, что человек вместо 1000 введет 1 000 000.

Цифровая подпись

Почему, по вашему мнению, переход на электронный документооборот пока не стал массовым? Что пугает компании?

А пугает ли на самом деле? Давайте посмотрим, у нас в 63-ем [Федеральный закон от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» - прим. ред.] законе сформулировано понятие о трех видах ЭЦП. Это простая, фактически это комбинация логина и пароля. Усиленная - это подпись с использованием криптозащиты. И электронная подпись квалифицированная, та, которая выдается аккредитованным удостоверяющим центром. 90 процентов людей в нашей стране пользуются логином и паролем. Либо в банкоматах, либо в соцсетях, либо в электронной почте. То есть можно сказать, что простой подписью пользуются практически все.

Такое количество ЭЦП, применяемых сегодня, неудобно ни для удостоверяющих центров, ни для информационных систем, ни для пользователей. Надеюсь, что в течение 2014-2015 годов у нас появится единообразие, и количество подписей сократится.

Что касается квалифицированной подписи, то она пока мало, где применяется. Но используется, например, на портале. И чем больше сервисов он сможет предоставлять, тем больше людей будут применять эту подпись. Ее применение ограничивает не столько боязнь людей, сколько отсутствие ресурсов, на которых ее можно использовать.

С корпоративным сектором все еще проще. Сейчас около половины предприятий пользуются системами электронной сдачи отчетности, и они все реализованы на электронной подписи. И в этих компаниях работают те же самые люди, которые вроде как боятся переходить на электронный документооборот. Так что этот страх, больше похож на миф, чем на реальность.

- Стоит ли ждать каких-то значимых изменений законодательства в области ЭДО?

Ведь многие сейчас говорят о несовершенстве правового поля в этой сфере… Я бы это не назвал несовершенством, это нормальный процесс становления законодательства. Фактически активному использованию электронной подписи у нас в России хорошо, если есть пять лет. Естественно, сформировать за такой период устоявшуюся нормативную базу с учетом развития технологий просто невозможно. Сейчас происходит планомерный процесс развития законодательства. Из того, что стоит ждать: это окончательное вступление 63-его закона об электронной подписи и отказа от 1-ого закона [Федеральный закон от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Эта норма утратила силу с 1 июля этого года - прим. ред.]. Закон, кстати, вполне адекватный, грамотный. Явных каких-то пробелов в нем не наблюдается. Он достаточно структурирован. Надеемся, что с его вводом снизится количество типов ЭЦП. Сейчас многие госорганы, информационные системы выдвигают свои требования к электронным подписям, не всегда находящиеся в русле законодательства.

Наличие такого количества ЭЦП неудобно ни для удостоверяющих центров, ни для информационных систем, ни для пользователей. Представьте, что у вас на брелке висит пять подписей, при этом надо помнить, что одна для налоговой инспекции, другая для торговой площадки, третья для Росреестра и так далее. Надеюсь, что в течение 2014-2015 годов у нас появится единообразие, и количество подписей сократится.

Об электронном документообороте говорят часто и много, но ориентироваться в большом количестве новых терминов сложно, а еще сложнее понять, как все это работает. Серия статей «Бухгалтер и электронный документ» разработана специально для того, чтобы на доступном языке рассказать об этом виде взаимодействия все, что нужно знать бухгалтеру. Как начать обмен? Как работать с первичкой и сдавать отчетность в электронном виде? На эти и другие вопросы вы найдете ответ в наших выпусках.

В первой главе мы расскажем о том, как перейти на электронное взаимодействие с контрагентами, и что нужно, чтобы начать обмен.

Взгляд сверху: нужны ли перемены?

Ведение бухгалтерского учета неразрывно связано с оформлением различной документации. Десятки лет оттачивались схемы бумажного документооборота, но сегодня на смену бумажным документам приходят электронные.

Посмотрим на сложившуюся ситуацию сверху: многие компании частично или полностью автоматизируют свои внутренние бизнес-процессы за счет внедрения информационных систем. Но функционирование организации не ограничивается внутренними процессами, необходимо взаимодействовать и с контрагентами.

Например, после совершения хозяйственной операции бухгалтер составляет в своей учетной системе акт выполненных работ, распечатывает и отправляет почтой или с курьером. Контрагент, получив акт, сканирует его и заносит в информационную систему, если таковая имеется. Затем бухгалтер «ручками» делает проводку в учетной системе, и в обязательном порядке сохраняет бумажный оригинал. Удобно?

Ситуация парадоксальна: внутренние процессы оптимизированы, а внешние - нет, при этом именно внешние отлаженные процессы ведут к реальной минимизации затрат как материальных, так и временных. Доставка бумажных документов отнимает драгоценные дни и недели, в то время как электронные документы передаются в течение нескольких минут.

Способы обмена электронными документами

• Итак, вы решили начать обмен электронными документами. Каким образом будет выстраиваться электронное взаимодействие, контрагенты решают самостоятельно. Выделяются два основных вида обмена:
• Обмен с контрагентом напрямую можно начать, заключив предварительно соглашение, в котором детально прописывается порядок и условия обмена. Если оба контрагента используют усиленную квалифицированную электронную подпись, то соглашение можно не заключать, соответственно, при других видах электронной подписи соглашение необходимо. Очевидное преимущество данного варианта - не нужно платить операторам за передачу документов, можно воспользоваться обычной электронной почтой. Но далеко не все документы можно пересылать напрямую контрагенту.
• Другой вариант - обмен через оператора электронного документооборота счетами-фактурами (оператор ЭДО СФ). Данный способ лучше хотя бы потому, что вы один раз подключаетесь к сети оператора, присоединяетесь к регламенту обмена и работаете в сервисе. Операторы ЭДО СФ обладают технологическими, кадровыми и правовыми возможностями для обеспечения легитимного обмена любыми электронными документами, и, самое главное, счетами-фактурами.

Нас часто спрашивают, для чего нужен оператор, если можно обмениваться напрямую. Первое, и самое важное, то, что при обмене электронными документами напрямую, то есть без участия оператора, вы не сможете обмениваться электронными счетами-фактурами. Согласно Приказу Минфина РФ №50н обмен электронными счетами-фактурами (ЭСФ) должен производиться через оператора ЭДО СФ, так как при необходимости оператор может подтвердить факт выставления или получения ЭСФ и иных документов.

Карина Кассис, аналитик Synerdocs

Три простых шага к ЭДО

• подключиться к оператору;
• приобрести сертификат электронной подписи и средства криптографической защиты (СКЗИ);
• подключить контрагентов (если есть необходимость) с помощью оператора

Подключение к оператору

В первую очередь, свяжитесь с оператором, обговорите стоимость и сроки подключения. Приступая к обмену, требуется подписать соглашение с оператором, часто данную процедуру называют присоединением к регламенту.

Регламент представляет собой документ, где детально прописаны принципы работы, задачи сервиса и правовые аспекты.

Приобретение сертификата электронной подписи и средств криптографической защиты

Получить сертификат электронной подписи можно в любом аккредитованном Минкомсвязи РФ Удостоверяющем центре (Перечень аккредитованных УЦ). Часто операторы ЭДО СФ сами являются УЦ или предоставляют услуги по получению сертификатов через своих партнеров.

Согласно Федеральному закону N 63 «Об электронной подписи» сертификат электронной подписи, используемый фирмой (юридическим лицом), также идентифицирует конкретное физическое лицо, но действующее от имени фирмы на основании Устава или доверенности. Разумеется, передавать другим лицам сертификаты нельзя. Вы же не можете поручить кому-то ставить ваш автограф на документах.

Карина Кассис, аналитик Synerdocs

Электронная подпись (ЭП) представляет собой некоторую последовательность символов, которая присоединяется к документу. Существует три вида подписей: простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная.

Согласно ФЗ № 63 «Об электронной подписи» электронный документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной ЭП, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

Усиленная квалифицированная подпись на электронном документе является аналогом собственноручной подписи и печати на бумажном документе. ФНС признает юридическую силу только тех документов, которые подписаны квалифицированной подписью .

Средство криптографической защиты информации (СКЗИ) - это специальная программа, которая шифрует и расшифровывает передаваемую информацию. СКЗИ в сервисах обмена необходимо для создания и проверки электронной подписи. Лицензию на право использования можно приобрести с помощью оператора.

Подключение контрагентов

Определенно, обмениваться электронными документами вы сможете только с теми контрагентами, которые уже подключены к сервису обмена. Аналогично с социальными сетями: не имеет смысла регистрироваться, если там нет друзей. Однако вслед за вашей компанией на эксперимент могут пойти и остальные. Бывают такие ситуации, когда контрагентам нужна лишь дополнительная мотивация, льготный или бесплатный доступ на какое-то время. Все вопросы вам поможет решить оператор ЭДО СФ, так как сам заинтересован в качественной поддержке своих пользователей и подключении новых абонентов.

Неважно, услугами какого оператора ЭДО СФ пользуется контрагент - вы можете быть подключены к одному оператору, а контрагент - к другому. Сегодня ряд ведущих операторов, развивают и апробируют технологию роуминга. Пока технология находится на этапе разработки, вы можете воспользоваться другими вариантами организации взаимодействия с контрагентами.

Первый вариант - работа с несколькими операторами . Участникам обмена никто не запрещает пользоваться услугами нескольких операторов ЭДО. Вы сами можете подключиться к нескольким операторам, либо предложить данный способ работы контрагенту, если это уместно, конечно.

Если вы с контрагентом подключены к разным сервисам, и не желаете по каким-либо причинам пользоваться услугами нескольких операторов электронного документооборота, то обратите внимание на второй вариант - вы можете обратиться к вашим операторам с предложением о налаживании обмена между собой.

Вместо заключения

Подведем небольшой итог: что нужно вам, как бухгалтеру, знать о том, как приступить к обмену электронными документами с контрагентами? Во-первых, юридическую силу документу обеспечивает усиленная квалифицированная ЭП. Во-вторых, оператор ЭДО СФ гарантирует быструю доставку и целостность электронного документа. В-третьих, для того чтобы начать обмен через оператора достаточно присоединиться к регламенту, а также приобрести сертификат электронной подписи и средство криптографической защиты. Решение остальных вопросов фактически ложится «на плечи» операторов.

В следующем выпуске

Во второй главе «Бухгалтер и электронный документ» вы узнаете, где еще можно использовать ЭП, как отличить все три ЭП друг от друга. Мы подробнее рассмотрим механизм подписания, выясним, какой электронный документ признается юридически сильным. Также вы узнаете, где и как хранить электронные документы с сохранением их юридической силы.

В конце ноября создатели системы для обмена электронными юридически значимыми документами « » провели на портале «Бухгалтерия Онлайн» конкурс, посвященный электронному документообороту. На все 15 вопросов конкурса правильно не смог ответить ни один из четырехсот его участников. Организаторы конкурса проанализировали все полученные ответы, и теперь предлагают разобраться с вопросами, вызвавшими у бухгалтеров наибольшие затруднения.

Вводная информация

После того, как в мае нынешнего года стал возможным обмен электронными счетами-фактурами, многие крупные российские компании начали переход на электронный документооборот (ЭДО). Соответственно, чтобы иметь шанс сотрудничать с лидерами бизнеса, их потенциальные контрагенты должны ориентироваться в нормативно-правовой базе, регулирующей ЭДО. Сегодня мы поможем бухгалтерам разобраться со сложными вопросами, которые возникают при изучении правил обмена электронными документами.

Формирование и выставление электронного счета-фактуры

Наибольшие трудности возникают при ответе на вопрос о способе отправки электронного счета-фактуры. Так, 80% участников конкурса считают, что электронный счет-фактуру можно направить контрагенту по электронной почте. Однако это не так.

Хранение электронных документов

Приблизительно половина участников конкурса до сих пор считает, что для хранения электронных документов их необходимо распечатывать. Однако Федеральный закон об архивном деле гласит: «архивный документ — материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства». Таким образом, законодательством не предусмотрено обязательное требование создавать бумажную копию электронного документа и хранить документ именно в бумажном виде.

Порядок обмена электронными счетами-фактурами

Гораздо меньше вопросов вызвал практический порядок обмена электронными счетами-фактурами. Возможно, это объясняется тем, что порядок закреплен отдельным документом (приказ Минфина России ) и исключает какие-либо неоднозначные трактовки. На вопросы о том, как исправлять ошибки в счетах-фактурах, что считать датой получения электронного документа, и можно ли подписать электронный счет-фактуру только электронной подписью руководителя или иного уполномоченного на это приказом лица, правильно ответили 49%, 54% и 63% участников конкурса.

Форматы для электронных документов

Больше половины участников (58%) знают, для каких документов ФНС уже разработала обязательные или рекомендованные XML-форматы. Напомним, что приказом ФНС России были утверждены обязательные форматы для счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур и книг покупок и продаж, а также для дополнительных листов этих книг (см. « »). А приказ ФНС России утвердил рекомендуемые форматы для товарной накладной по форме ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг) (см. « »). Заметим, что документы, переданные в таких форматах, могут быть отправлены в ИФНС для проверки через в том виде, в каком они были получены от контрагента. То есть без перевода документа в скан-образ.

Журнал учета счетов-фактур и книга покупок

Как вести книгу покупок и журналы учета счетов-фактур при наличии электронных документов знают 94% и 74% участников соответственно. Форма книги покупок и правила ее ведения закреплены в Приложении № 4 к постановлению № 1137, а форма журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур и правила его ведения — в Приложении № 3 к тому же постановлению.

В соответствии с пунктом 2 Приложения № 4 в книге покупок подлежат регистрации в едином порядке счета-фактуры, полученные как в бумажном, так и в электронном виде. А в соответствии с пунктом 3 Приложения № 3 счета-фактуры, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, регистрируются в хронологическом порядке в части 1 журнала учета по дате выставления. Полученные счета-фактуры, как бумажные, так и электронные, — в части 2 журнала по дате их получения. При этом согласно форме журнала и правилам его заполнения, на способ выставления счета-фактуры указывает значение в графе 3: значение 1 указывает на составление документа на бумажном носителе, а значение 2 — на составление в электронном виде.

Работа в системе для отправки электронных документов

Работа с электронными документами на практике оказывается намного проще, чем в теории. Несмотря на обилие сложностей в законодательстве, регулирующем электронный документооборот, большинство неоднозначных теоретических вопросов решаются и автоматизируются на уровне . Так, в системах операторов ЭДО автоматически происходит контроль за правильностью заполнения реквизитов электронных документов и за формированием всех технологических документов, а порядок исправления счета-фактуры на первый взгляд ничем не отличается от аналогичных действий с бумажным документом. Скорее всего, именно поэтому участникам опроса легче всего далось выполнение практических заданий по работе в системе ЭДО. С такими заданиями справились более 75% участников.

Материал подготовлен специалистами системы для обмена юридически значимыми документами в электронном виде «Диадок» на основе результатов конкурса « ».